Assistant de direction (H/F)

Placé sous l’autorité de la responsable du secrétariat Général, vous aurez pour mission d’accompagner, organiser et fluidifier le quotidien du Président, du DGS et du service, d’anticiper les besoins en matière administrative et logistique.

• Assister le Président et le Directeur Général des Services et anticiper les besoins de manière proactive,
• Organiser et planifier l’agenda du Président et du DGS,
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques, appels téléphoniques et demandes diverses du Président et du DGS,
• Assurer de manière rigoureuse, la tenue administrative et logistique du secrétariat de du service, notamment en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi des dossiers,
• Veiller à la bonne coordination de la gestion administrative et de la bonne circulation de l’information au sein du comité de direction : vérifier les convocations, la constitution finale des dossiers, la reprographie ainsi que l’envoi des dossiers de réunions pilotées par le DGS,
• Réaliser en fonction des dossiers suivis, ou à la demande de la hiérarchie, la rédaction de certains courriers spécifiques, documents de formes et de contenus divers (courriers, courriels, notes, comptes rendus, PV etc.),
• Faire un travail minutieux de relecture des documents émanant du secrétariat et des parapheurs des services : s’assurer de la bonne syntaxe, veiller à l’orthographe et la conjugaison, et apporter une correction le cas échéant,
• Favoriser la coordination des services : Suivi des flux parapheurs papiers, courrier, planning de présence des agents et d’astreinte des élus,
• Participer à la préparation des instances communautaires,
• Renseigner, centraliser et suivre les indicateurs de la direction dans le cadre de la certification ISO 9001.

Profil

Fonctionnaire de catégorie B ou lauréat du concours de rédacteur, vous disposez d’une bonne connaissance de l’environnement institutionnel et avez le sens du service public.

D’expérience confirmée, vous disposez de solides connaissances en gestion, en planification et en organisation d’agenda.

Disposant d’un savoir-être adapté, vous savez, dans le respect des règles protocolaires, échanger avec pédagogie auprès des différents interlocuteurs et partenaires que vous pouvez rencontrer.

Discret, vous savez néanmoins faire preuve de diplomatie, de tact et de transversalité dans vos relations. Dynamique et exigeant, vous exercez votre devoir de confidentialité à tout moment. Vous êtes en mesure de gérer votre stress et de garder votre rigueur et votre clairvoyance en situation d’urgence.

Aussi, vous êtes en mesure d’anticiper les besoins de la direction et d’assurer une logistique administrative et technique nécessaire à la bonne tenue de ses réunions et des événements auxquels elle participe.

Organisé et rigoureux, vous proposez des solutions pertinentes dans votre activité quotidienne et de suivi des dossiers, et vous maitrisez à ce titre parfaitement l’outil informatique et le pack office.

Pourquoi nous rejoindre ?

En plus d’intégrer une équipe dynamique tournés vers l’avenir, au sein d’une collectivité bienveillante et porteuse de projets ambitieux, votre nouveau poste vous ouvre droit à :

• Un temps de travail au choix : 39h sur 4.5 jours, 39h sur 5 jours ou 40h sur 5 jours,
• Des RTT en adéquation avec le cycle de travail retenu,
• Un régime indemnitaire adapté à vos missions et un CIA attractif en lien avec votre manière de servir (versé en 2 fois),
• La possibilité d’adhérer aux tickets restaurants d’une valeur faciale de 5€ (50% pris en charge par la collectivité),
• Un accès au CNAS et à l’amicale du personnel,
• Un accès à la formation. En effet, la CCDP accompagne ses agents dans l’évolution de leur carrière et assure leur sécurité en plaçant la prévention au cœur du dispositif.

Lieu d’affectation : Pithiviers-le-Vieil, au siège

Poste à pourvoir à compter du 1^er avril 2024